社内イベントのまとめ役に抜擢されちゃった！どうしよう・・・
急に上司からイベントの旗振り役を頼まれてしまうことってありますよね。小さいイベントでも、そのまとめ役をするとなると、なかなかのプレッシャーです。考えただけで胃が痛くなってしまう方もいるのではないでしょうか。
この記事では、イベント制作・現場経験10年以上のKaoruが自社メンバーでのイベント運営のコツを紹介します。
この記事を読めば、イベント運営のノウハウがしっかり身に付きますよ。
イベント運営のコツ1.
イベント運営をするときは協力者をまず見つけよう
イベント運営には、信頼できる協力者の存在がとても重要です。
言うまでもなく、イベント運営は一人ではできません。だからこそ、一人では想定しなかったことや手が回らなかったことを補ってもらうための協力者が必要となります。
また社内のメンバーのみのイベントだと、当日イベント運営に協力するスタッフは社員に協力を仰ぐ必要がある場合も少なくありません。普段の業務にプラスにならないと思われれば、非協力的な社員が多くなります。
イベント運営に必要なスタッフの人数集めのためにも、声がけできる人数は多い方がいいですよね。協力者をまずは見つけましょう。
イベント運営のコツ2.
イベント運営マニュアルは抜かりなく作ろう
イベント開催前の仕事の中に、イベント運営マニュアルの作成があります。
実はイベントの成功はイベント運営マニュアルの精度で決まる、とまことしやかに囁かれているほど、このイベント運営マニュアルはとても重要な書類なんです。
「イベント運営マニュアルなんて書類仕事がどうして必要なんだ？ちゃんと準備すれば問題ないだろう！」と考えてしまう人もいるかもしれませんが、それはとても危険です。
なぜならイベント運営マニュアルには、当日の会場やイベントの趣旨の説明を掲載する役割だけではなく、手配の抜け落ちがないかをチェックする役割もあるからです。
つまり、シミュレーションをしっかりと重ねて下準備を進め、それをマニュアルとして書き起こすことで、イベントでの不測の事態に備えることができるんです。イベント運営マニュアルの作成は綿密におこないましょう。
イベント運営のコツ3. 気遣いと笑顔が大事
イベント運営に協力してくれるスタッフに必要なのは気遣いと笑顔です。理由は簡単で、スタッフがおこなっていることは接客業と変わらないからです。
特に来場者が自社の顧客の場合、イベントの時の印象が今後のビジネスに影響がしないとはいえません。
笑顔が素敵な明るいタイプの社員にスタッフをお願いすれば、会社の印象もアップしますね。
実は気遣いと笑顔が大切なのは、来場者と直接やりとりをするスタッフだけではありません。一番必要なのは取りまとめ役です。
それぞれのスタッフを気遣い、困っていることはないか見回ったり、ささいな飲み物やお菓子などの差し入れをしたりしてみましょう。本当に単純なことですが、これだけの気遣いで、スタッフのやる気が下がりすぎることを防げます。
取りまとめ役はイベント当日はなにもやることがない、と勘違いされることもありますが、実は一番気遣いが必要とも言えるんですよ。
イベント運営のコツ4. うまく運営するコツは、チームワーク
円滑にイベントを運営するには、スタッフにチームとして協力してもらうことがとても重要です。時間帯によって忙しいポジションを少し手伝えて、急な対応が必要なときはお互いにフォローしあえる関係性が理想的といえます。運営スタッフ数が少ないと、この協力体制があるかどうかが本当に重要です。
そのために、スタッフをまとめる立場から何ができるかを見てみましょう。
・できれば事前準備段階で、スタッフが顔を合わせる機会を設ける
・イベント当日は、簡単な朝礼をして意識合わせをする
・イベント開催中はスタッフが困っていることがないか見て回り、控室ではスタッフをねぎらう
どれも簡単なことばかりですよね。しかしこれだけで、チームとしての協力体制は完璧になります。
結論：イベント運営はスタッフに支えられて成功する
自社メンバーでのイベント運営について、スタッフの役割や運営のコツを紹介しました。
イベント運営は、未経験者にはとても大変な仕事です。だからこそ、手伝ってくれるスタッフに感謝の気持ちを持って臨みましょう。
スタッフとチームを組んで来場者をお迎えする気持ちでいれば、スタッフに支えられて無事イベント運営を乗り切れるはずです。頑張ってくださいね。
